MAIL MERGE

Sebentar lagi anak-anak TK binaan isteri akan memasuki masa pembagian hasil prestasi mereka (rapotan). Kesibukan setiap hari bagai tidak habis-habisnya saya saksikan. Kurang tidur lah…..batuk-batuk sampai lemas-lemas. Tidak ada salahnya kan kalau kita sebagai suami ikut meraskan kerepotan isteri, di samping yang dibantu juga tidak terlalu banyak, pastinya akan hepi-hepi aja kalau yang dibantu isteri tercinta ……. :P

Jadilah membantu menggandakan (print) segala bentuk tulisan yang berlembar-lembar banyaknya. Syukur alhamdulillah, kemudahan dapat ditemukan dalam penggunaan media Word 2003 ++sebenarnya sih fasilitas ginian dah lama yaa..++ ketika kita membutuhkan penggandaan massal dari sumber yang sama. Mail Merge deh yang jadi andalan.

Hari ini, saya posting pengalaman ini karena satu sebab, yang digandakan lebih dari seribu lembar kawan !!! Bisa dibayangkan kalo setiap anak  (siswa) ditulis satu persatu, lembar demi lembar. (?)

Ok, berbagi pengalaman dengan kawan kan bernilai pahala (mudah2an), terutama bagi kawan-kawan yang baru mengenal fasilitas ini di Word 2003. Selamat mengikuti.

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat atau dokumen utama terlebih dahulu, kemudian  untuk memulai membuat Mail Marge buka menu Tools >> Leters and Mailings, setelah itu muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya adalah :

  • Pilih Leters pada pilihan type document
  • Lalu klik Step yang ada di bagian bawah : Starting Document
  • Pilih Use The Current Document
  • Lalu klik Next Step yaitu : Select Recipients
  • Pada Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk tabel yang terdiri dari nama yang dituju dan alamat surat dll, sebagai contoh: hal itu dilakukan dengan menekan  Browse. Catatan : data dapat berbentuk Excel, word ataupun access.
  • Setelah database masuk kita pilih kembali pada Step Write to  Letter
  • Selanjutnya pilih More Item akan muncul jendela berisi judul dari File data tersebut
  • Pilihlah sesuai dengan apa yang ingin kita butuhkan, contoh : kita akan mengisikan alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan lalu tekan OK
  • Hasil pada surat atau dokumen akan terlihat << alamat surat >> lalu Next Preview your Letter pada Step akan tampak data-datanya
  • Untuk berpindah ke data selanjutnya cukup menekan pada daerah Preview Your Letter dengan tombol panah kanan dan kiri
  • Untuk recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
  • Untuk mengakhiri tekan Step Complete

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: